Privacyverklaring

1. INLEIDING

In deze privacy verklaring lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Zo wordt uitgelegd waar jouw gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen jouw gegevens opgeslagen worden. Daarnaast vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten. De privacyverklaring zal soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen.

2. ISOTRON SYSTEMS

Je leest op dit moment de privacy verklaring van Isotron Systems. Deze privacy verklaring is van toepassing voor de volgende vennootschappen: Isotron Systems B.V. en Isotron Systems Belgium BV verder genoemd als Isotron Systems.

Isotron Systems verkoopt direct of in samenwerking (op basis van) industriële proces kennis, kwalitatief hoogwaardig geselecteerde elektronische automatiseringscomponenten en systemen aan de industriële sector (groothandel, eindgebruiker, OEM-er en Systeem Integrator) in Nederland, België en Luxemburg.

De belangen van de klant worden continu door ons zoveel mogelijk centraal geplaatst. Dit realiseren wij door het nemen van verantwoordelijkheid en het handelen met integriteit en commitment richting alle betrokken belanghebbenden:

de klant
de leveranciers van de producten
het personeel en
de aandeelhouder

Isotron Systems is (sinds 1975) een zogenoemde Value Added Distributor (VAD). Naast het leveren van kwalitatief hoogwaardige producten, is de toegevoegde waarde en kracht van Isotron Systems door 40 jaar ervaring gebaseerd op het adviseren op het gebied van de toepassing en, indien nodig, het grondig trainen van onze klanten in het gebruik van onze componenten en systemen. Dit geeft aan de toepassing van Isotron Systems producten een absolute meerwaarde. De klant mag en kan rekenen op de applicatiekennis en de ondersteuning van het hele Isotron Systems-team.

Onze toegevoegde waarde wordt ook gevormd door onze kennis van de inter-connectie tussen de verschillende Isotron Systems- en/of de andere (“third party”)-producten. Door een zeer zorgvuldig geselecteerde productenportfolio te combineren met de breed aanwezige applicatiekennis, leidt een keuze voor Isotron Systems tot een keuze voor een economisch verantwoorde en technisch hoogstaande oplossingen bij de klant.

Er zijn situaties waarin jouw gegevens door Isotron Systems verzameld worden. Het is daarom goed dat jij weet wat daarmee gedaan wordt en hoe je jouw wensen rondom jouw gegevens kan aangeven. Daarover gaat deze verklaring.

Als jij je niet prettig voelt omtrent het gebruik van jouw gegevens door Isotron Systems, neem dan gerust contact op!

Voor specifieke vragen over AVG / GDPR wetgeving binnen Isotron Systems kunt u een mail sturen naar gdpr@isotron.eu.

3. DOEL GEGEVENS

Er wordt voor een aantal doelen persoonsgegevens verzameld door Isotron Systems. Deze worden hieronder toegelicht.

3.1. HET VERSTUREN VAN NIEUWSBRIEVEN

Isotron Systems stuurt via e-mail nieuwsbrieven. Deze nieuwsbrieven zijn enerzijds commercieel en anderzijds gericht op kennisdeling. Je voornaam, achternaam en e‑mailadres worden verzameld via het daarvoor bestemde formulier op de website van Isotron Systems. Daarnaast kan je jezelf mondeling of schriftelijk aanmelden.

3.2. CONTACT OPNEMEN

Jouw gegevens zullen verzameld worden als jij contact opneemt met Isotron Systems via de website, via e-mail of via een persoonlijk contact met een van onze medewerkers via de telefoon, op beurzen of andere evenementen. Hierbij wordt gevraagd om de benodigde gegevens om informatie aan u te sturen, een voorstel, een aanbieding of een dienst aan te kunnen bieden. De benodigde gegevens zijn onder andere je voornaam, achternaam, titel, functieomschrijving, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en indien van toepassing een projectomschrijving.

3.3. KLANTGEGEVENS

Om je goed van dienst te kunnen zijn voor nu en voor de toekomst hebben we een klantgegevenssysteem. Hiervoor gebruiken wij het pakket Super Office. Jouw gegevens worden hierin bewaard om je goed van dienst te kunnen zijn. We bewaren daarin je aanvragen, je aanbiedingen en vrijwel alle communicatie die je met ons gehad hebt via de e-mail of telefonische aantekeningen die we met je besproken hebben. Het doel hiervan is dat we je beter kunnen bedienen omdat we dan weten wat er in het verleden al met je besproken is.

In ons klantgegevenssysteem hebben we de mogelijkheid om de volgende gegevens van je op te slaan:

Geslacht, Aanhef, Titel, Voorletters, Voornaam, Achternaam, Functie, Locatie (afdeling), Telefoonnummer direct, Faxnummer direct, Telefoonnummer privé, Telefoonnummer mobiel, E-mail direct, Geboortedatum, Privéadres, Postcode privéadres, Plaats privéadres, Land privéadres, Interessegebieden, Persoonlijke opmerkingen en Taal.

De volgende gegevens worden meestal niet ingevuld omdat deze niet relevant zijn om zaken met jou en je bedrijf te kunnen uitvoeren: Telefoonnummer privé, Geboortedatum, Privéadres, Postcode privéadres, Plaats privéadres, Land privéadres.

3.4. BESTELSYSTEEM

Om je bestellingen te kunnen verwerken en je bestelde producten te kunnen leveren maken we gebruik van een bestelsysteem. Het bestelsysteem dat wij gebruiken is RAW. Hierin kunnen de volgende gegevens van je opgeslagen worden:

Geslacht, Aanhef, Voorletters, Achternaam, Functie, Locatie (afdeling), Telefoonnummer direct, Telefoonnummer mobiel, E-mail direct en Taal.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om je bestellingen te verwerken.

3.5. ANALYTICS

De website van Isotron Systems verzamelt jouw gegevens om de website te verbeteren. Dit gebeurt met Google Analytics. Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet verbonden aan jouw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals de duur van je website bezoek of de pagina’s die je veel bezoekt.

3.6. MARKETING

De website van Isotron Systems verzamelt jouw locatie. Dit gebeurt met de dienst LeadInfo. Leadinfo uit Rotterdam, verzamelt bedrijfsgegevens voor business to business marketing. Deze dienst toont ons bedrijfsnamen en -adressen op basis van IP-adressen van onze bezoekers. Het IP-adres wordt hierbij niet opgenomen.

Deze gegevens zijn alleen bedrijfsgegevens en zijn dus niet verbonden aan jouw persoonlijke gegevens. De informatie die verzamelt wordt, zijn naast bedrijfsgegevens ook de pagina’s die je veel bezocht hebt. Dit geeft ons onder andere inzicht in de interesse van bestaande klanten en nieuwe klanten.

4. ONTVANGERS

De gegevens die Isotron Systems ontvangt en verwerkt worden beheerd d.m.v.:

4.1. NIEUWSBRIEVEN

De nieuwsbrieven worden verzonden met Hubspot. Op het moment dat jij je aanmeldt voor de nieuwsbrief, of je bent klant bij Isotron Systems en je hebt je niet afgemeld, wordt jouw e-mailadres, aanhef, voornaam en achternaam automatisch gebruikt.

4.2. EIGEN SERVER

De e-mail, het klantgegevenssysteem en het bestelsysteem van Isotron Systems wordt gehost op de servers bij Isotron Systems in huis. Als jij contact opneemt via de formulieren op onze website of via mail, worden die betreffende mails niet opgeslagen op de servers van onze website beheerder maar op de servers bij Isotron Systems.

4.3. MAGAZINE

Isotron Systems verstuurt 1 tot 3 keer per jaar een magazine. Indien je aangemeld bent voor het ontvangen van dit magazine worden je gegevens uit ons klantgegevenssysteem gehaald en doorgegeven aan de drukker van ons magazine. De drukker gebruikt deze gegevens om het magazine naar je toe te kunnen sturen. Het gaat, naast je bedrijfsgegevens, om de volgende persoonlijke gegevens: Aanhef, Voorletters en Achternaam.

5. OPSLAG PERIODE

Jouw gegevens worden voor langere tijd bewaard door Isotron Systems, dit is nodig voor het uitvoeren van onze activiteiten en om je goed van dienst te kunnen zijn. Zo kunnen we snel nakijken wat je in het verleden besteld hebt zodat bij een vervolgbestelling altijd het juiste artikel genomen kan worden. Je hebt het recht deze gegevens te laten verwijderen tenzij we op grond van een wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren.

5.1. HET VERSTUREN VAN NIEUWSBRIEVEN

Jouw e-mailadres, voornaam en achternaam worden opgeslagen in Hubspot. De opslag van jouw gegevens is voor onbepaalde tijd. Jij kan je namelijk uitschrijven wanneer je maar wilt via de link onderaan de nieuwsbrieven.

5.2. CONTACT OPNEMEN

Op het moment dat je contact opneemt met Isotron Systems via mail, dan worden die gegevens die jij meestuurt, zoals bijvoorbeeld je naam, bedrijfsnaam, en e-mailadres, opgeslagen op onze mailserver. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard.

5.3. KLANTGEGEVENS

De persoonsgegevens die in ons klantgegevenssysteem staan worden voor onbepaalde tijd bewaard. Je persoonsgegevens kunnen desgewenst uit het systeem worden verwijderd. Correspondentie die opgeslagen is in het klantgegevenssysteem blijven wel behouden om juridische redenen. In verband met een eventueel geschil moeten we alle correspondentie die hiermee te maken kan hebben terughalen.

5.4. BESTELSYSTEEM

De persoonsgegevens die in ons bestelsysteem staan moeten wettelijk minimaal 7 jaar bewaard blijven. Je gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard in ons bestelsysteem.

5.5. ANALYTICS

De gegevens die Analytics op de website verzameld zijn anoniem, dus niet verbonden aan jouw naam, bedrijf of e-mailadres. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen Google Analytics.

5.6. MARKETING

De gegevens die LeadInfo via de website verzamelt zijn niet van persoonlijke aard, dus niet verbonden aan jouw naam of e-mailadres. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen LeadInfo.

5.7. MAGAZINE

De persoonsgegevens die wij aan de drukker verstrekken voor het versturen van ons magazine worden uitsluitend gebruikt om die editie van het magazine te kunnen versturen. De drukker heeft een overeenkomst met ons dat hij de gegevens uiterlijk 2 maanden na het verwerken van onze opdracht vernietigd.

6. BEVEILIGING

Er worden van jouw persoonsgegevens geen fysieke kopieën gemaakt. Je gegevens worden alleen beheerd in de eerdergenoemde systemen en software.

De persoonsgegevens die door Isotron Systems of door eerder genoemde derden worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via eerder genoemd softwarepakket en zijn beveiligd met een wachtwoord.

De apparaten die jouw gegevens openen zijn elk zelf ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk. Het aantal apparaten die toegang hebben tot jouw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten.

Daarnaast wordt jouw bezoek aan onze website beveiligd door een SSL certificaat. Dit betekent dat jouw verbinding met de website van Isotron Systems privé is. Je herkent deze beveiliging aan het groene slotje, of de tekst “Veilig” voor de url.

Daarnaast is het domein van Isotron Systems ondertekend met DNSSEC. Dit is een extra hulpmiddel waarmee de ‘bewegwijzering’ van de website veiliger en vertrouwder wordt.

7. JOUW RECHTEN

Als persoon heb je rechten. Als je gebruik wil maken van deze rechten dan zal Isotron Systems daar aan meewerken, mits dit wettelijk is toegestaan. Hiervoor zal Isotron Systems zorgvuldig te werk gaan zodat niet iedereen zomaar jouw persoonsgegevens kan opvragen, inzien of laten veranderen.

7.1. RECHT OP INZAGE

Je hebt het recht om ten alle tijden jouw gegevens op te vragen die bij Isotron Systems vastgelegd en bewaard worden.

7.2. RECHT OP RECTIFICATIE

Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren door Isotron Systems. Je gegevens omtrent de nieuwsbrief kan je aanpassen via de daarvoor bestemde url onderaan elke mail.

7.3. RECHT OP OVERDRACHT

Mocht jij de gegevens nodig hebben die bij Isotron Systems opgeslagen liggen in het geval je overstapt naar een andere partij of dienst, dan heb je het recht op overdracht. Hierbij dient Isotron Systems al jouw persoonlijke gegevens over te dragen aan de andere partij.

7.4. RECHT OP WISSEN VAN GEGEVENS

Wil je niet langer dat jouw persoonsgegevens bij Isotron Systems vastgelegd zijn? Dan heb je het recht op het laten wissen van jouw gegevens mits de wet Isotron Systems verplicht jouw persoonsgegevens te bewaren.

7.5. RECHT OP HET INDIENEN VAN EEN KLACHT

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat Isotron Systems niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat.

7.6. RECHT OP STOP GEGEVENSGEBRUIK (BEZWAAR)

Wil je niet dat Isotron Systems jouw gegevens gebruikt? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens.

Het gebruik maken van deze rechten kan via gdpr@isotron.eu onder toezending van een kopie id-bewijs waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, id- bewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. We vragen om een kopie id-bewijs om te voorkomen dat iedereen zomaar jouw persoonsgegevens bij ons zou kunnen laten wijzigen en/of verwijderen. Het streven is om binnen tien werkdagen te reageren.

8. PLICHTEN

Isotron Systems verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk een commercieel belang. Denk hierbij aan het aanbieden van diensten of producten van Isotron Systems. Jouw gegevens zullen nooit verkocht worden aan derden.

De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten of producten. Jouw e-mailadres is bijvoorbeeld nodig om de nieuwsbrief te kunnen versturen. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan Isotron Systems de betreffende dienst niet aanbieden.

Mocht het nodig zijn gegevens die jij hebt gedeeld met Isotron Systems met anderen dan de hierboven genoemde partijen te delen (voor bijvoorbeeld het aanbieden van een dienst), dan zal daar eerst jouw toestemming voor worden gevraagd.

Isotron Systems behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer Isotron Systems dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van Isotron Systems te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.

Heb je toch nog vragen? Neem gerust contact op via onderstaande contactgegevens.